Get to know Tapahtumatoimikunta

Tapahtumatoimikunta järjestää ympäri vuoden monenlaisia tapahtumia. Kaikki tapahtumatoimikuntalaiset pääsevät palavereissa yhdessä ideoimaan ja suunnittelemaan tapahtumia. Itse tapahtumapäivänä menemme tapahtumapaikalle yleensä pari tuntia ennen tapahtuman alkua. Siellä valmistelemme tapahtumaa koristelemalla paikkaa ja valmistamalla tarjottavia. Tapahtuman aikana toimikuntalaisilla on erilaisia tehtäviä riippuen tapahtumasta. Tapahtuman jälkeen kaikki jäävät siivoamaan ja katsomaan, että paikat ovat kunnossa.

Seuraavaksi kerrommekin yhdestä tapahtumasta ensin yleisesti ja sitten pesteittäin omista hommista kyseiseen tapahtumaan liittyen.

Wappusauna
Suunnittelu alkoi hyvin jo alku keväästä. Pidimme useamman palaverin alkuun ja ideoimme, mitä tapahtumalta haluamme. Etsimme yhdessä sponsoreita tapahtumalle ja ideoimme sopivia aktiviteettejä. Kävimme yhdessä kaupoissa ostamassa tarvittavat tuotteet ja varastolta hakemassa tavaroita. Tapahtuma päivänä menimme valmistelemaan paikkoja hyvissä ajoin ja koristelemaan juhlapaikkaa valmiiksi. Yhteisiin tehtäviin kuului myös päivän aikana siivoilua.

Pestit:
Ruoka- ja dekovastaava Ennen tapahtumaa laskin paljon ruokia tarvitsee ja tutkin mistä voisimme käydä ne ostamassa. Olimme yhdessä päättäneet mitä ruokaa haluamme tarjota Wappusaunalla ja hyödynsin apuna edellisten vuosien määriä. Suunnittelin, että millaisia koristeita tapahtumaan täytyy ostaa ja mitä meillä oli jo valmiiksi käytettävissä. Tapahtuma päivänä olin keittiöllä valmistamassa ruokia ja juomia, sekä varmistamassa, että keittiöllä toimii kaikki. Autoin myös siivoilussa pitkin päivää, sekä paikan koristelussa.

Varapuheenjohtaja Ennen tapahtumaa suunnittelin biletiimirekryn Tapsan kanssa. Kirjoitin biletiimirekrytekstin valmiiksi sekä pidin huolta, että jokainen työvuoro täyttyy. Kävin ruoka- ja dekovastaavan sekä Tapsan kanssa kaupassa. Tapahtumapaikalla olin kuskin apuna tavaroiden haussa kiltikseltä. Autoin ruoka- ja dekovastaavia koristeluissa ja ruokapreppauksissa. Tapahtuman aikana pidin huolen saapuvista työntekijöistä sekä heidän perehdytyksestä. Olin myös vastaamssa saunan ja paljujen toiminnasta. Tapahtumassa ei ollut tiettyä vastuualuetta, vaan pystyin kiertelmään ja auttamaan kaikkia. ☺

Yrityssuhdevastaava Ennen tapahtumaa otin yhteyttä yrityksiin, joilta tilasimme potnapekan sekä aktiviteetteja wappusaunaan. Tapahtumapäivänä ennen paikalle saapumista kävin yhdessä kuskin ja markkinointivastaavan kanssa varastolla hakemassa tapahtumaan tarvittavia tavaroita. Tapahtumapaikalle saavuttua alettiin yhdessä muiden toimikuntalaisten kanssa laittamaan paikkaa wappusauna kuntoon. Itse tapahtuman aikana oli erilaisia hommia, esimerkiksi lippujen tarkastusta sekä siivoilua. Tässä kyseisessä tapahtumassa loppusiivous oli hallituksen vastuulla, jolloin me toimikuntalaiset pääsimme illasta vapaalle viettämään vappua.

Markkinointi Ennen tapahtumaa kirjoitin tarvittavat tekstit instagramiin ja lipunmyyntiin. Huolehdin tapahtuman julkistamisen instagramissa tapahtuvan oikeaan aikaan. Autoin myös etsimään tapahtumalle sponsoreita ja koristeiden valmistuksessa. Tapahtuma päivänä autoin koristelussa ja ruuan valmistuksessa, siivoilussa ja lippujentarkastamisessa.