Mitä ja missä?

Vuosi alkaa tulla päätökseen, joten myös me projektitoimikunnasta aletaan katomaan taaksepäin kuluneeseen vuoteen ja kaikkiin projejen järkkäämiin tapahtumiin. Projektitoimikunta järjestää kolme isoa tapahtumakokonaisuutta, kuten Öllövellin ja Finanssin vuosijuhlat, ja ollaan voitukkin todeta useaan kertaan, että isoi juttui tulossa. Tässä blogissa kerromme vuoden kohokohdista, eli meidän tapahtumista ja työskentelystä.

Yleistä

NSF aloittaa projektitoimikunnan vuoden, sillä Rapprot järkätään suurimmilta osin jo edeltävänä vuonna.

Ennen Nordic Spirit Forumia toimikunnan tehtäviin kuuluu puhujien ja yhteistyökumppaneiden kartoitusta ja kontaktointia ja tapahtuman markkinointia. Toimikunta sai olla vahvasti mukana puhujien ja teeman valinnassa, joten luovuutta pääsi käyttämään paljon. NSF:n markkinointia varten luotiin myös (vihdoin) toimikunnan oma tiktok, jota seuraavan vuoden toimikunta saa kehittää yhä viihdyttävämmäksi ;)

Itse tapahtumapäivänä projet auttoivat tapahtumapaikan asettelussa, vieraiden ohjeistuksessa ja vastaanotossa sekä huolehtivat puhujien mukavuudesta bäkkärillä. Muita yleisiä tehtäviä oli huolehtiminen musiikista ja äänentoistosta, sometuksesta sekä diashown pyörittäminen. Tapahtuman jälkeen hoidettiinkin vain kiitokset kaikille ja ohjattiin vieraat pois tapahtumapaikalta, sekä siivottiin tila, eli ei jäänyt hirviänä hommaa.

Kohokohdat:

Julkkisten tapaaminen henkilökohtasesti

Tuntuu tärkeeltä olla tapahtuman keskiössä ja oikeesti tietää mitä kaikkee bäkkärillä tapahtuu

Eipä osaa varmaa moni kertoa mikä on Janne Lehtosen tsemppibiisi ja sitäkin harvempi on varmaan päässy tanssimaan sen tahtiin bäkkärillä hänen kanssaan :D

Öllövelli:

Öllövelli on yksi projektitoimikunnan vuoden suurista projekteista. Tapahtuman suunnittelu alkaa jo edellisen toimikunnan toimesta hyvissä ajoin, jotta uusi toimikunta pääsee heti vuoden alussa jatkamaan valmisteluja. Öllövellin järjestämisessä riittää tekemistä kaikille, ja projekti työllistääkin koko toimikuntaa melko tasaisesti useamman kuukauden ajan.

Suurin yksittäinen työvaihe on rastipaikkojen hankkiminen ja yhteydenpito yhteistyökumppaneiden kanssa. Jokaisen rastipaikan kanssa sovitaan käytännön järjestelyistä, tehdään sopparit ja varmistetaan approtarjoukset osallistujille. Itse approjen lisäksi järjestetään cocktail-tilaisuus, jonka suunnitteluun kuuluu tapahtumapaikan etsiminen, tarjoilujen järkkääminen sekä kutsuvieraiden kutsuminen.

Tapahtumapäivänä toimikuntalaiset jakautuvat erilaisiin vastuutehtäviin approkylässä. Osa huolehtii appropassien ja merkkien jakamisesta, osa vastaa ohjelmapisteistä, ja joku kiertää alueella Öllöpöllön mukana. Vaikka päivä on täynnä kaikenlaista hommaa, pääsevät kaikki myös nauttimaan tapahtumasta ja seuraamaan sitä. Approjen jälkeen edessä on vielä pikainen alueen siivous, minkä jälkeen lähdetään yhdessä jatkoille.

Fiiliksiä:

Parasta tapahtumapäivässä oli seurata, kuinka approkylä ja keskusta täyttyivät opiskelijoista ja porukasta välittyi hyvä tunnelma. Päivän aikana riitti liikkuvia osia ja välillä tahti oli ripeä, mutta saatiin tapahtuma kuitenkin hyvin purkkiin. Oli palkitsevaa nähdä osallistujien nauttivan päivästä ja että oltiin saatu hyvät approt järkättyä. Tapahtuman huipensi vielä illan keikat, niin kokonaisuudessaan mahtava päivä. Plus päästiin tapaamaan Ahti bäkkärillä <3

Käytännössä tiivistettynä

Tapahtuman aikataulujen ja kokonaisuuden suunnittelu hyvissä ajoin.

Markkinoinnin ja viestinnän hoitaminen sekä tapahtuman mainostaminen.

Approkarttojen, passien ja muiden osallistujamateriaalien valmistelu.

Approkylän rakentaminen, somistaminen ja käytännön järjestelyt ennen tapahtumaa.

Yhteistyö toimikunnan sisällä ja vastuualueiden jakaminen.

Yllättäviin tilanteisiin reagoiminen ja ongelmien ratkominen tapahtumapäivänä.

Tapahtuman sujuvuudesta ja osallistujien viihtyvyydestä huolehtiminen.

Useamman kuukauden työn näkeminen valmiina tapahtumana ja siitä yhdessä nauttiminen.

Vuosijuhlat:

Vuosijuhlat on projektitoimikunnan syksyn suurin ponnistus. Juhlat järjestetään tiiviissä yhteistyössä vuosijuhlatoimareiden kanssa, ja niiden suunnittelu aloitettiin jo kesän aikana. Toimikunta oli mukana tukemassa toimihenkilöitä juhlien kaikkien osa-alueiden suunnittelussa ja toteutuksessa aina cocktail-tilaisuudesta iltajuhlaan, jatkoihin ja sillikseen. Vuosijuhlat ovat siis kokonaisuutena todella laaja projekti, josta löytyy jokaiselle toimikuntalaiselle varmasti mieluista tekemistä. Suunnittelussa pääsee myös hyödyntämään omaa luovuutta ja tuomaan esiin omia ideoitaan.

Ennen tapahtumaa toimikunnan tehtäviin kuului esimerkiksi sponsoreiden ja muiden yhteistyökumppaneiden hankkimista, viestinnän suunnittelua ja sosiaalisen median kanavien päivitystä, ohjelman ideointia ja esiintyjien kartoitusta sekä yleistä suunnittelutyötä juhlien koristeluun ja tarjontaan liittyen.

Cocktail-tilaisuus ja Iltajuhla:

Vujuviikonloppu startattiin cocktail-tilaisuudella ja iltajuhlalla Tullisalissa. Toimikunnalle tapahtumaviikko sisälsi useaan otteeseen viime hetken palaaveeramista, varastoilla ramppaamista sekä Tullisalin valmistelua. 

Itse juhlapäivänä toimikunta auttoi juhlatilojen viimeistelyssä laittamalla koristeet paikoilleen, sekä juhlasalissa painotuotteet ja muut tarvittavat tavarat pöytiin. Lisäksi varmistetaan, että tekniikka toimii ja tapahtuman aikataulu on kaikille selkeä. Juhlan aikana toimikunnan tehtävät oli melko vähäisiä, joten aikaa jäi hyvin myös itse juhlista nauttimiseen. Lopuksi kerätään Finanssin tavarat talteen ja viedään ne takaisin varastoon. Tänä vuonna Tullisali hoiti myös suurimman osan siivouksesta, joten oman osuuden jälkeen saatiin kaikki nauttia jatkoista ja hyvästä seurasta!

Sillis:

Sillispäivänä toimikunta saapuu tapahtumapaikalle jo aamuvarhain (pirteänä…) laittamaan tilan juhlakuntoon. Tehtäviin kuului mm. koristelua ja aktiviteettien ja ruokien valmistelua. Sillis on iso kokonaisuus, jossa toimikuntalaisilla ja toimareilla riittää hieman enemmän vastuuta kuin iltajuhlassa, sillä koko tapahtuma on meidän käsissä. Hallittua kaaosta ei siis päivästä puuttunut, mutta tylsää ei todellakaan tullut missään vaiheessa.

Silliksen aikana toimikunta huolehti, että aktiviteetit rullaavat, ruokaa riittää kaikille ja tunnelma pysyi yllä. Lukuiset kauppa- ja hesereissut pitivät (toivottavasti) osallistujat tyytyväisinä. Kun sillis oli selätetty, toimikunta jäi vielä siivoamaan tapahtumapaikan ja syömään ylijääneet ruuat pois. Onneksemme finanssilaiset olivat tähdänneet oksennuksena pusikkoihin, ja reipas toimikuntamme (+ihanat työntekijät) siivosivat Johteenhovin pikavauhtia.

Fiiliksiä:

Työskentely vuosijuhlien eteen oli palkitsevaa, kun työtä on tehty monta kuukautta etukäteen ja lopulta yhteiset ponnistelut sain aikaan näin loistavan kokonaisuuden. Kun vastuualueet oli jaettu, ja jokainen tiesi mitä hän oli viemässä eteenpäin ja toteuttamassa, oli työnteko helppoa ja toteutus mahdollista. Kommunikaatio tapahtumapaikkojen, esiintyjien ja muiden sidosryhmien kanssa oli erittäin tärkeää, sillä kaikki tehtiin yhteistyössä alusta loppuun asti ja esimerkiksi Tullisalin mahtava henkilökunta ja meidän cocktail-tilaisuuden ja silliksen työntekijät sekä kuskit olivat aivan korvaamattomia tapahtumien toteutuksessa. Yhteistyön mahdollistamana myös toimikuntalaisina pääsimme nauttimaan juhlista, tietysti pitäen silmämme auki yleisilmestä ja -tunnelmasta. Vuosijuhlien tapahtumista etenkin sillis, projektitoimikunnan viimeisenä tapahtumana, antoi mahdollisuuden järjestää juuri meidän näköiset pidot, kun koko vastuu on järjestäjillä.

Kohokohdat: